10 mẹo làm việc hiệu quả hơn với PowerPoint

PowerPoint là một phần mềm trình diễn mạnh, nhưng không phải ai trong chúng ta cũng thường xuyên sử dụng Powerpoint đủ để nắm được hết các mẹo sử dụng sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Thật vui là bạn không cần phải trở thành chuyên gia để khám phá hết các đặc tính của PowerPoint.

Trong bài này, chúng tôi sẽ giới thiệu những phím tắt và một số thủ thuật để bạn có thể sử dụng khi làm việc với PowerPoint.

1. Dễ dàng thay đổi kiểu mẫu thiết kế (template)

Bạn xây dựng một trình diễn từ đầu, nhưng có lẽ thích hợp hơn hết là sử dụng những template sẵn có. Những template này áp dụng các thuộc tính thiết kế và định dạng nhất quán từ slide đầu tới slide cuối cùng. Kích nút Slide Design trên thanh công cụ Formatting để mở ô các thao tác cho Slide Design và bắt đầu tạo các Slide. (Với bản PowerPoint 2007, chọn một mẫu template từ nhóm Design).

Bạn hoàn toàn không bị bó buộc với template đã chọn bởi vì sau khi đã hoàn thành một file trình chiếu bạn có thể chọn thay thế bằng một thiết kế khác. Hãy yên tâm chọn template mình muốn mà không phải lo sợ nội dung thay đổi.

Bạn cũng có thể thay đổi thiết kế trên từng slide mà không cần loại bỏ template trên trình diễn. Tại ô Slide hoặc Slide Sorter View, lựa chọn kiểu hiển thị “thumbnails” cho slide bạn muốn thay đổi. Tiếp theo, kích vào mũi tên thả xuống bên cạnh thiết kế mong muốn trong danh sách Apply A Design Template và chọn Apply To Selected Slides (Hình trên). (PowerPoint 2007 không có các mũi tên thả xuống; hãy kích phải chuột tại thiết kế) PowerPoint sẽ ngay lập tức cập nhật các slide được sửa đổi.

2. Tập trung vào trọng tâm

Tránh tập trung quá nhiều văn bản trên một slide. Nếu một slide quá dầy đặc thì chắc chắn sẽ làm xao nhãng người xem. Người xem sẽ mải tập trung đọc thay vì lắng nghe bạn.

Khi bắt tay tạo một bản nháp của trình chiếu, hãy xem xét lại nó với những mục đích sau đây:

Thay thế những câu đầy đủ với các mệnh đề và từ khóa chính. Tránh các hình minh họa không cần thiết. Loại bỏ các dấu chấm câu. Thực hiện những bước trên, bạn có thể giảm bớt một nửa nội dung và trình diễn của bạn sẽ thu hút người xem hơn.

3. Đừng quên kết thúc!

Khi kết thúc việc trình chiếu, chuyện gì sẽ đến tiếp theo? Nếu bạn kích ra ngoài Slide Show View, người xem sẽ liếc trộm được những cảnh đằng sau trình diễn của bạn và có lẽ bạn không muốn điều này. Hãy kết thúc trình biểu diễn bằng một slide hiển thị một lời cám ơn chân thành tới sự quan tâm và theo dõi của người xem.

Tất nhiên, slide kết thúc cũng không nhất thiết phải hiển thị một thông điệp nào đó. Một slide trắng có thể sẽ thích hợp hơn. Bạn có thể thậm chí kết hợp hai slide kết thúc: Hiển thị lời cám ơn ngắn gọn hay một thông điệp riêng trên một slide trắng. Theo cách này thì khi bạn kích ra ngoài slide thông điệp thì tài liệu vẫn được che chắn một cách kín đáo.

Trình diễn chuyên nghiệp luôn có một slide cuối được thiết kế riêng. Slide này sẽ bảo vệ chính bạn và người xem.

4. Tạo mẫu AutoContent cho riêng mình

AutoContent Wizard là một khởi đầu tốt khi bạn không chắc chắn nên chọn trình diễn nào. Đặc tính này tạo ra một trình diễn mới sử dụng các template sẵn có và có thể tùy biến các kết quả.

Có thể bạn chưa biết rằng sẽ thêm các trình diễn đang có nào vào thư viện của AutoContent Wizard. Để thực hiện điều này, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

1. Chạy wizard bằng cách chọn New từ trình đơn File.

2. Kích đường dẫn From AutoContent Wizard tại ô thao tác New Presentation.

3. Kích Next trong ô wizard đầu tiên.

4. Chọn loại template có nội dung phù hợp nhất và kích Add (Hình dưới).

5. Xác định vị trí tập tin trình diễn rồi kích OK.

6. Thoát khỏi wizard.

Tại thời điểm này, trình chiếu được thêm vào đã sẵn sàng sử dụng như một mẫu nội dung. Đừng bỏ phí bất kì trình chiếu hay nào. Có lẽ, bạn sẽ phải tùy biến nó, và điều này là điểm chung cho bất kì template nào đã chọn.

AutoContent Wizard không hiển thị trên PowerPoint 2007. Thay vào đó, hãy chọn File từ trình đơn Office và chọn New để bắt đầu.

5. Chuyển trình chiếu sang Word

PowerPoint có thể được in ra nhưng không thể sửa đổi được nhiều các kết quả. Ví dụ, bạn có thể in các thông báo hay thậm chí các slide cá nhân, nhưng PowerPoint chỉ in một bản sao trên một khuôn khổ slide theo yêu cầu. Nếu muốn mở rộng hay định dạng lại thì hãy chuyển trình diễn sang Word để dễ dàng chỉnh sửa hơn. Hãy thực hiện theo các bước sau đây:

1. Chọn Send To từ trình đơn File.

2. Chọn Microsoft Office từ trình đơn kết quả con.

3. Tại hộp thoại Send To Microsoft Office (Hình dưới), chọn một trong nhiều các tùy chọn chuyển đổi. Tùy chọn Outline Only chỉ chuyển đổi nội dung.

4. Kích OK.

Khi nội dung trình diễn đã được chuyển sang Word, bạn có thể áp dụng các tùy chọn định dạng và in ấn không hiển thị trên PowerPoint.

Trong PowerPoint 2007, sử dụng lệnh Publish để chuyển nội dung sang Word. Chọn Publish từ trình đơn Office rồi chọn Create Handouts In Microsoft Office Word.

Khi đưa ra bản tin, hãy xem xét nên thể hiện ở cuối hay ở đầu trình diễn. Mọi người sẽ chú ý tới bản tin đó hơn là trình chiếu của bạn.

Còn tiếp…

6 phản hồi

  1. Xin bạn cho biết cách đưa con trỏ vào màn hình đang trình chiếu của PowerPoint 2003 để viết trực tiếp hoặc sửa lỗi chính tả khi phát hiện ra mà không cần trở về màn hình soạn thảo! Xin chân thành cảm ơn!

  2. hello there and thanks to your info ? I have definitely picked up anything new from right here. I did alternatively expertise some technical points using this web site, as I skilled to reload the site lots of times prior to I may get it to load correctly. I have been pondering if your hosting is OK? No longer that I am complaining, but sluggish loading circumstances occasions will often impact your placement in google and could injury your quality rating if ads and marketing with Adwords. Well I am adding this RSS to my e-mail and can glance out for a lot more of your respective intriguing content. Ensure that you update this again very soon..

  3. Hello there! Do you know if they make any plugins
    to assist with Search Engine Optimization? I’m trying to get my blog to rank for some targeted keywords but I’m not seeing very good results.
    If you know of any please share. Appreciate it!

  4. I am curious to find out what blog platform you are using?

    I’m having some minor security issues with my latest site and I’d like to find
    something more secure. Do you have any suggestions? ezo gelin 50 bolum

  5. First off I would like to say awesome blog! I had a quick question in which I’d like to ask if you do not mind. I was interested to know how you center yourself and clear your head before writing. I’ve had a tough time clearing my
    thoughts in getting my thoughts out there.
    I do take pleasure in writing but it just seems like the first 10 to 15 minutes
    tend to be wasted simply just trying to figure out how to begin.
    Any ideas or tips? Many thanks! gelinas orange ma

  6. It’s perfect time to make some plans for the future and it is time to be happy. I’ve
    learn this submit and if I may just I desire to counsel you
    some attention-grabbing issues or suggestions. Maybe you can write next articles referring to this article.

    I want to read even more issues approximately it!

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: